È risaputo che una buona efficienza aziendale è data dall’organizzazione e dalla struttura dell’azienda stessa. Un’impresa con delle solide fondamenta è in grado di affrontare con maggiore caparbietà le sfide quotidiane, quella che oggi viene chiamata mentalità basata sulla resilienza.
Saper cogliere i vantaggi di lungo periodo è un fattore fondamentale per un imprenditore di successo, ecco perchè al giorno d’oggi bisogna stare sul pezzo ed essere aggiornati su tutte le novità in ambito business, produttività ed efficienza aziendale.
Tutto però parte sempre a monte: l’organizzazione, la struttura e i processi in ufficio tra cui ovviamente il centralino telefonico. Ne stai tenendo conto? Vediamo alcune dritte.
- Gli spazi
- Ordine
- Relazioni e comunicazione
- Il centralino cloud
- Il nostro centralino cloud
- La tua grande occasione
Gli spazi
Sicuramente una delle prime cose da fare è organizzare i vari reparti aziendali, a seconda delle dimensioni dell’azienda potremmo avere a disposizione un open space da suddividere con dei separè oppure un classico ufficio con una divisione dei reparti per stanze.
In ogni caso bisogna predisporre scrivanie, prese elettriche e collegamento ad internet per ogni postazione in modo tale da consentire un corretto svolgimento delle proprie funzioni ai dipendenti.
Anche se la maggior parte delle attività lavora con servizi in cloud per l’archiviazione dei documenti, risulta comunque essenziale dotare di armadietti o scompartimenti dove conservare elaborati cartacei, biglietti da visita, presentazioni o l’ultimo report aziendale.
Sul piano scrivania, oltre al proprio PC, non potrà mancare materiale da cancelleria e ovviamente un telefono personale agganciato ad un servizio di centralino cloud per una migliore gestione dei flussi telefonici tra colleghi e clienti.
Ordine
Cavi, cavetti, caricatori, ciabatte e adattatori. Il rischio di avere un groviglio di caos sotto ai piedi è dietro l’angolo, occorre avere una predisposizione anche sul fronte dei cablaggi. Sicuramente canaline e botole nascondi cavi sono ottimi alleati in questo, permettono di concentrare con un unico passante tutti i fili della postazione e farli arrivare in modo discreto all’interno dei vari connettori elettrici o telefonici.
Lì dove è possibile il consiglio è quello di utilizzare soluzioni smart, ovviamente dipende da azienda ad azienda, ma le possibilità concesse da reti Wi-Fi, accessori Bluetooth, stampanti wireless o soluzioni VoIP per la telefonia non sono da sottovalutare per liberarsi definitivamente dei tanto odiosi cavi.
I vantaggi di uno spazio ben ordinato sono inequivocabili: maggiore pulizia estetica, senso di organizzazione, professionalità e facile manutenzione nel caso di guasti o interventi elettrici.
Relazioni e comunicazione
In ogni impresa che si rispetti il dialogo tra i dipendenti è fondamentale, sia che la propria postazione sia in smart working o direttamente in loco, risulta importante il dialogo tra colleghi, sopratutto se di reparti affini.
Un esempio è sicuramente il reparto magazzino con la supply chain o con il team di stoccaggio delle merci. Una corretta comunicazione si sposa benissimo con una struttura e un’efficienza aziendale all’avanguardia.
Anche la possibilità di scambiarsi file, avviare videochiamate o dare un feedback veloce via chat è utilissimo per aumentare la propria produttività, ridurre i tempi morti e processare task più velocemente.
Una soluzione che comprende benefici in termini di spazio, ordine e utilità è sicuramente quella del centralino cloud, un modo rivoluzionario per la comunicazione indoor e outdoor aziendale capace di venire incontro alle esigenze dell’utente in termini di chiamate, messaggi, scambio file e customer care.
Sostanzialmente si tratta di ripensare il processo di gestione della fonia aziendale, mentre in passato ogni dipendente aveva un proprio telefono oggi è possibile identificare nuove esperienze grazie all’uso di un centralino virtuale.
Delle comode cuffiette sostituiscono la cornetta, la segretaria può essere rimpiazzata da un autorisponditore/smistatore personalizzato e lei può occuparsi di altri compiti, i contatti vengono archiviati e classificati in un’unica agenda condivisa tra i dipendenti, disponibile anche quando si è fuori sede.
“L’innovazione è lo strumento specifico dell’imprenditoria. L’atto che favorisce il successo con una nuova capacità di creare benessere.”
Cit. Peter Ferdinand Drucker.
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Il centralino cloud
La modernità va di pari passo con la tecnologia, è inevitabile aggiornare il proprio parco hardware e software d’impresa per competere in modo efficace con le sfide del business dei prossimi anni. Come abbiamo detto nei paragrafi precedenti per organizzare bene un ufficio occorre prendere in considerazioni diversi fattori:
- Spazi.
- Ordine.
- Dialogo e comunicazione tra dipendenti e clienti.
È fondamentale avere chiari questi concetti soprattutto in funzione della produttività di tutto il team. Proprio per favorire uno svolgimento eccellente del proprio lavoro il centralino cloud è una soluzione concreta ed efficace.
Ecco i vantaggi del centralino cloud:
- Unica linea per telefono e rete internet con possibilità di eliminare il classico telefono da tavolo sostituendolo con delle comode cuffiette professionali Bluetooth.
- Software per PC dedicato per la gestione dei flussi di chiamate internet.
- Scambio file, videochiamate e chat. Comunica con chi vuoi in modo pratico e veloce.
- Fai unire partner e fornitori ad una tua conference call direttamente via browser.
- Perfettamente integrato anche con il tuo smartphone.
Se l’argomento centralino cloud è di tuo interesse ti consigliamo di dare un’occhiata anche all’articolo: “vulnerability assessment” .
Se sei un imprenditore o un professionista che ama l’efficienza aziendale dovresti assolutamente provare i benefici del centralino cloud.
Per fare un esempio, Marco Tassolin un imprenditore del bergamasco, ha installato recentemente una soluzione consigliata dai tecnici di Technoinside.
Senti cosa ha detto ai suoi amici:
“È davvero incredibile come la gestione dei clienti sia molto più agevole grazie allo smistamento automatico delle chiamate attraverso il centralino cloud di Technoinside.
I miei dipendenti riescono a processare le chiamate per le chiusure dei contratti in modo efficace ed organizzato, la rubrica interna ci permette di aggiungere note e riferimenti fiscali per ogni cliente, in questo modo anche il reparto contabilità ha in 1 click tutte le informazioni di cui necessita a livello di fatture e pagamenti”
Marco Tassolin è un caro cliente che ha risolto i problemi in merito la classica gestione del flusso delle chiamate aziendali ma è anche riuscito ad aumentare la velocità e i processi di chiusura dei suoi contratti con i clienti aumentando del 74% il fatturato medio.
“L’apprendimento e l’innovazione vanno mano nella mano. L’arroganza del successo è di pensare che ciò che hai fatto ieri sarà sufficiente per domani.”
Cit. William Pollard.
Tuttavia Marco ha da poco espanso la propria attività ed ha intercettato immediatamente l’esigenza di una maggiore efficienza lato fonia. Ha quindi evitato in anticipo le tipiche problematiche di chi non ha un impianto telefonico moderno.
Non si può dire lo stesso di Riccardo Nicoletti che prima di implementare la novità del centralino cloud ha dovuto fare i conti con un metodo di lavoro vecchio di 20 anni.
Ecco la sua esperienza.
“Non avere un centralino cloud si è rivelato un errore fatale, all’epoca non potevo capire.
Ero convinto che avere il classico centralino in segreteria e smistare le varie chiamate attraverso la mia segretaria era la giusta procedura.
Poi però le cose sono cambiate.
Sono aumentati i costi aziendali e abbiamo avuto l’esigenza di digitalizzare parte del processo produttivo. La mia è una realtà nel mondo dell’enologia, rivendo vino acquistato dalle più famose cantine venete.
In passato la gestione del magazzino era in uno stabile di fronte l’azienda, adesso abbiamo affidato il servizio a fornitori di terze parti.
C’è un grande risparmio economico, ma c’è anche un problema.
Le nostre comunicazioni erano lente e disorganizzate, la segretaria riceveva ogni 5 minuti chiamate da smistare verso i reparti di supply chain e logistica anche solo per feedback che si potrebbero dare con un semplice messaggio Whatsapp.
Sono stati tempi duri che ci hanno rallentato parecchio, poi ho conosciuto i ragazzi di Technoinside.
Durante una presentazione della loro soluzione di centralino cloud sono rimasto colpito dalle funzioni di gestione dei flussi chiamate, management dei singoli contatti e possibilità di portarsi tutta la struttura dentro il proprio smartphone. Questo ci ha aiutato tantissimo anche nel periodo di lockdown per la comunicazione aziendale.“
Storia incredibile vero?
Quello che dovresti chiederti è:
“sono in grado di gestire il reparto telefonico aziendale abbattendo i costi al massimo e aumentare l’intera produttività aziendale?”
Oltre 259 imprese hanno già scelto il servizio di centralino cloud di Technoinside e i risultati hanno superato le aspettative consentendo a queste imprese di:
- Ridurre del 89% i costi aziendali.
- Raddoppiare mensilmente il fatturato.
- Aumentare del 74% la produttività e la velocità di comunicazione con clienti, partner e fornitori.
- Predisporre un modello di lavoro flessibile adatto per il lavoro in ufficio e lo smart working a distanza.
- Eliminare tool e software di calendarizzazione degli eventi, rubriche telefoniche o altro materiale cartaceo. Tutti i contatti aziendali sono online, protetti e disponibili in 1 click.
Il nostro centralino cloud
Un imprenditore deve sempre fare i conti con il rischio di impresa ma soprattutto tenere d’occhio i propri investimenti. Occorre quindi capire dove, come e quando concentrare le proprie risorse economiche per trarre vantaggio dal proprio business.
Aggiornare un PC con un hardware più potente ha sicuramente un costo, ma nel lungo periodo avremo più velocità nel processo delle task e ovviamente potremmo svolgere più mansioni contemporaneamente.
In poche parole tutto ciò significa maggiori guadagni economici e velocizzazione delle routine aziendali, proprio quello che l’imprenditore medio ha bisogno.
Come ti sentiresti sapendo che stai perdendo l’81% del tuo fatturato per colpa di un sistema telefonico poco efficiente?
Oggi hai la possibilità di far sì che questo non avvenga grazie al centralino cloud di Technoinside.
Ma cos’è un centralino cloud? Si tratta di un centralino telefonico virtuale che usa il protocollo VoIP (Voice over Internet Protocol) per il transito del traffico telefonico. La tecnologia RTG (Rete Telefonica Generale) o PSTN (Public Switched Telephone Network) è sempre più in declino a favore di tecnologie più moderne.
Il centralino cloud non deve essere installato fisicamente presso l’azienda ma viene esternalizzato garantendo tutti i benefici del cloud (uno spazio virtuale condiviso tra più persone).
Questa soluzione, oltre a tutti i vari vantaggi che abbiamo visto prima, è ottima anche per coloro che adottano per necessità o per scelta il lavoro in remoto. Inoltre tutto è accessibile anche tramite smartphone.
Altre funzionalità? Eccone alcune:
- Integrazione con CRM e altri database di contatti e informazioni sui clienti.
- Creazione di blacklist e whitelist.
- Risponditore automatico con trasferimento chiamata.
- Server dedicato al fax.
- Possibilità di espandere le funzionalità su richieste specifiche.
La soluzione da noi offerta è la migliore anche in termini di apprendimento, grazie al nostro staff specializzato avrai uno Specialist che seguirà la tua breve formazione necessaria per capire come funziona il software ed un gruppo tecnico che seguirà tutta la procedura di installazione hardware.
Mai sentito parlare di controllo del pc a distanza? Forse questo articolo potrebbe interessarti: “programma per controllare pc da remoto”.
Ma non è finita qui.
La manutenzione e l’aggiornamento del software di sistema è tutto a carico nostro, quello di cui dovrai preoccuparti sarà solo e soltanto mandare avanti in profitto la tua azienda, esattamente quello che dovrebbe fare ogni imprenditore.
Tuttavia potresti chiederti:“ma chi mi dice che non sia tutta una truffa?”
Devi sapere che Technoinside opera da anni nel settore dell’IT e piattaforme informatiche con un team di tecnici formato, specializzato e sempre aggiornato sulle ultime novità di settore. La nostra filosofia è formata da valori come qualità, concretezza e affidabilità verso il cliente. Proporre un servizio eccellente è parte della nostra mission aziendale.
“Dovrò stravolgere le mie metodologie di lavoro, impiegherò tempo a capire come funziona il centralino cloud e il relativo software”
Noi di Technoinside vogliamo che l’imprenditore dedichi il suo tempo al suo business o al proprio tempo libero. Non vogliamo assolutamente rallentare i processi produttivi aziendali ma anzi vogliamo velocizzarli e se possibile eliminare quelli superflui.
Il software interno al centralino cloud è di una facilità imbarazzante, pensato proprio per un apprendimento rapido, sarai talmente preparato dopo aver capito le funzioni principali che ti chiederai come hai fatto senza fino ad ora.
“Ok ma quanto ci mettete a installare il tutto? Non posso perderci settimane”
I ragazzi di Technoinside sanno dove mettere le mani, le nostre facili e rapide procedure di installazione permetteranno nel giro di 48 massimo di essere operativo e con zero tempi morti. Puntualità e cura del cliente sono il nostro pane quotidiano.
“Bene ma quindi quali sono ricapitolando i vantaggi di avere un centralino cloud o non averlo?”
✔ Gestione dei flussi di chiamate interni ed esterni a portata di click.
✔ Risparmio di spazio, apparecchiature hardware, cablaggi e manutenzione.
✔ Software dedicato con rubrica personalizzabile divisa per clienti, partner e fornitori. Niente più agende ma tutto a portata di click.
✔ Possibilità di messaggistica istantanea tra colleghi o partecipazione a videocall anche con utenti esterni alla piattaforma.
✔ Scambio documenti e file istantaneo.
E invece senza?
X Divisione tra linea fissa e internet, manutenzione e cablaggi extra.
X Poche possibilità di gestione dei contatti, organizzazione analogica e poco fluida.
X Nessuna possibilità di scambio file, videocall o interazione multimediale con altri colleghi ed esterni, bisogna utilizzare app dedicate a parte.
X Flusso e produttività estremamente limitate lato fonia.
“Fare le cose vecchie in modo nuovo, questa è innovazione.”
Cit. Joseph Alois Schumpeter.
Hai mai sentito parlare della posta elettronica sicura? Questo articolo potrebbe interessarti:”posta elettronica sicura”
La tua grande occasione
Attraverso una corretta organizzazione dei processi logistici, pratici e produttivi della tua azienda puoi dare una marcia in più al fatturato della tua impresa ma soprattutto essere ricordato dai tuoi clienti, partner e dai tuoi stessi dipendenti come una persona moderna, affidabile e aperta alla novità.
Decidi tu se continuare a non ottimizzare i costi del tuo ufficio, gestire correttamente i tuoi contatti, avere un eccellente flusso chiamate ma soprattutto difenderti dagli imprevisti dovuti, ad esempio, al lock down o altre calamità e sfide che i business dovranno affrontare a partire da domani stesso.
Oggi puoi scegliere di cambiare e scegliere il meglio per la tua azienda, contattaci per una consulenza gratuita e per saperne di più sul nostro centralino cloud.
